Электронная подпись в кадровом делопроизводстве. Переходим на электронный кадровый документооборот – с чего начать и выгодно ли? Кадровый ЭДО с дистанционными работниками

Материал подготовлен: Наталией Голяковой , экспертом департамента бухгалтерских услуг
«Бейкер Тилли Россия »

Что делается на государственном уровне

В 2017 году в РФ была утверждена "Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы", в рамках которой реализуется программа "Цифровая экономика". Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей и должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде.

Минтруд России для внедрения электронного взаимодействия работника и работодателя запустил эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Участники эксперимента: ОАО "Российские железные дороги", АО "Газпромбанк", ПАО "АВТОВАЗ", ПАО "РОСБАНК", ПАО "Мечел", АО "Северсталь Менеджмент", ПАО "Ростелеком", ООО "Яндекс".

Цель эксперимента:

Протестировать механизм ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;

Оценить затраты на внедрение и полученный эффект;

Выявить проблемы и риски при переходе на безбумажное взаимодействие.

По итогам эксперимента планируется подготовить предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений, а также разработать и внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации (не ранее IV квартала 2018 года).

Законопроект об использовании электронных документов при оформлении трудовых отношений

Законопроект разработан Минэкономразвития России в 2016 году. (Проект Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" подготовлен Минэкономразвития России, не внесен в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 25.04.2016)

Предполагалось, что электронную цифровую подпись (ЭЦП) на кадровых документах можно будет использовать при выполнении следующих условий:

Принят локальный нормативный акт работодателя, определяющий порядок использования электронной подписи;

Работник письменно ознакомлен с данным локальным нормативным актом;

Работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи (установил порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов и обеспечил целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью).

В законопроекте за работниками сохранялось право отказа от использования ЭЦП, а также был ограничен перечень документов, подписываемых ЭЦП, с целью защиты прав сотрудников. Запрет касался подписания ЭЦП документов о приеме на работу и увольнении, а также документов, связанных с материальной и дисциплинарной ответственностью работника.

Законопроект не принят, однако к концу этого года должна появиться новая редакция законодательных поправок по результатам эксперимента Минтруда.

Пробелы законодательства

В настоящий момент существуют законодательные пробелы, не позволяющие компаниям осуществлять переход на электронный кадровый документооборот, не опасаясь претензий со стороны контролирующих органов.

В соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации,

кроме случая , если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, согласно буквальной трактовке Закона N 63-ФЗ является полным аналогом собственноручной подписи и, соответственно, может быть использована для подписания кадровых документов.

Но отношения между работодателем и работником регулируются, прежде всего, ТК РФ, который предусматривает использование электронной подписи только в трудовых отношениях с дистанционными работниками.

В отношениях с работниками, не являющимися дистанционными, применение электронной цифровой подписи ТК РФ не предусмотрено .

Такие разъяснения также давал Минтруд на запросы нескольких компаний по данному вопросу.

Принятие рисков

В настоящий момент внедрять использование электронных подписей на тех документах, для которых ТК РФ установлена необходимость подписания: трудовом договоре, дополнительных соглашений к нему, приказов о приеме на работу и увольнении, уведомления о сокращении штата, а также ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами компании, высоко рискованно.

Т.е. у компании есть выбор: либо принять рисковый подход, и внедрять электронный кадровый документооборот до принятия законодательных изменений, либо выбрать консервативную позицию и ожидать окончания эксперимента Минтруда и принятия соответствующего закона.

Судебная практика практически не сформирована

Определение Омского областного суда от 22.01.2014 N 33-187/2014: в документах, требующих подписи работника, нельзя обойтись электронной формой (работника уволили на основании скана заявления об увольнении по собственному желанию. Работник выиграл суд, так как оригинал заявления об увольнении в деле отсутствовал, а квалифицированная электронная подпись не применялась).

Определение Московского областного суда от 21.04.2014 по делу N 33-8606/2014: ознакомление работника с копией приказа об увольнении, переданной с помощью технических средств, было признано допустимым из-за того, что работник находился далеко от места нахождения работодателя.

Сложности практического внедрения

Отсутствие в России готовых IT-решений для автоматизации кадрового документооборота; требует существенных инвестиций.

Высокая стоимость выпуска ЭЦП (с учетом выпуска квалифицированной электронной подписи на каждого сотрудника)

Сложность "массового" получения ЭЦП

Невозможность подписания документов задним числом (повышение рисков для работодателя)

Консервативность и низкая компьютерная грамотность некоторых работников

Переход на новый формат электронной подписи

Планировалось, что с 1 января 2019 года будет введен новый формат электронной подписи, разработанный в соответствии с ГОСТ Р 34.10-2012. А это значит, что участникам электронного документооборота необходимо было получить новые сертификаты электронной подписи с этой даты.

Переход на новый формат будет производиться в соответствии с выпиской из документа ФСБ России от 31.01.14 №149/7/1/3-58 «О порядке перехода к использованию новых стандартов ЭЦП и функции хэширования».

Предполагалось, что подписи, сделанные старым сертификатом (по ГОСТ Р 34.10-2001) после 1 января 2019 года, будут считаться недействительными. Контролирующие органы (ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат) такие документы не примут. Суды их также рассматривать не будут.

Однако 12.09.2018 Минкомсвязи России в своем Уведомлении «Об организации перехода на использование схемы электронной подписи по ГОСТ Р 34.10-2012" сообщило, что новый формат электронной подписи, разработанный в соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р 34.10-2012, будет применяться в обязательном порядке с 1 января 2020 года, а не с 1 января 2019 года, как планировалось ранее.

Правовое обоснование:

Указ Президента РФ от 09.05.2017 N 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы"

Приказ Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 г. «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений»

Проект Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" (подготовлен Минэкономразвития России) (не внесен в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 25.04.2016)

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) "Об электронной подписи" (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017)

"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.08.2018)

Федеральный закон от 07.07.2003 N 126-ФЗ (ред. от 03.08.2018) "О связи"

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

ГОСТ Р 34.10-2012. «Национальный стандарт Российской Федерации. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи" (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 07.08.2012 N 215-ст)

Нюансы документооборота организации: допустимо ли законодательно использование ЭЦП в кадровых документах предприятия - читайте в статье.

Вопрос: Будут ли действительными документы (кадровые и по ОТ) подписанные руководителем ЭЦП и распечатанные на бумаге.

Ответ: Информация в электронной форме, завизированная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе. То есть законодательство позволяет работодателю использовать квалифицированную электронную подпись по ограниченному составу документов (ч. четвертая ст. 312.1 ТК РФ). В тоже время в Трудовом кодексе обмен электронными документами разрешен только для дистанционных работников. Работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, где в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, листки нетрудоспособности, журналы учета и другие (список таких документов см в таблице ниже). Таким образом, все кадровые документы, по которым трудовое законодательство требуют согласия работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника. В таких документам должны быть «живые» подписи сотрудника и уполномоченного лица. В остальных кадровых документах (например, в табеле учета рабочего времени), может стоять ЭЦП уполномоченного лица (руководителя).

Отвечает Александр Сорокин,

рекомендации ».

Обоснование

Ситуация: Можно ли вести табель учета рабочего времени в электронном виде без оформления на бумажном носителе

Можно, но только если он будет заверен электронной цифровой подписью.

Табель учета рабочего времени (по форме № Т-13 или самостоятельно разработанной форме) является первичным учетным документом (п. 2 постановления Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835). Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях информации. Переход на ведение учета отработанного времени в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации ().

Информация в электронной форме, завизированная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе. Об этом сказано в Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по требованию государственных органов (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Таким образом, табель учета рабочего времени можно вести в электронном виде, если он содержит надлежаще оформленную электронную подпись лица, ответственного за ведение табеля, руководителя структурного подразделения и сотрудника кадровой службы. При необходимости на основании данного электронного документа работодатель может изготовить табель на бумажном носителе.

Аналогичная точка зрения содержится в письме Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-1 .

Особенности работы с электронными документами

С какими сотрудниками можно заключать трудовой договор по Интернету?

С дистанционными работниками.

Допустимо ли оформлять в электронной форме авансовый отчет по командировке?

Да, допустимо.

Сколько лет хранить кадровые документы в электронном виде?

Столько же, сколько и бумажные.

Поправки в Трудовой кодекс о дистанционной работе дали возможность оформлять трудовые отношения через Интернет. Чтобы идти в ногу со временем, организации стремятся освоить электронный документооборот. Сложность в том, что многие кадровики не доверяют виртуальным документам. Насколько обоснованна такая осторожность? Каковы требования к кадровым документам в электронном виде? Какие из них обязательно должны быть продублированы на бумаге?

Организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ). Использовать их в управленческих целях возможно только при условии, что они обладают юридической силой (п. 2.1.25 ГОСТ Р 51141-98).

Чтобы достичь этого, составляя соответствующие документы, работодатели обязаны:
- основываться на нормах действующего законодательства;
- создавать документы в пределах своей компетенции;
- соблюдать установленные правила оформления документов.

Электронный документ должен, во-первых, быть оформлен по общим правилам делопроизводства (ГОСТ Р 6.30-2003). Во-вторых, иметь обязательные реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это, например, наименование документа и дата его составления, название организации, вид документа, величина и единицы измерения события и др.

Документы, которые оформляются только на бумаге

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключение - случаи, когда федеральные законы или принимаемые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составлять документ только на бумажном носителе (таблица ниже).

Совет

Вы вправе дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде

На практике даже если в организации введена система электронного документооборота, часть документов, в отношении которых закон требует получать личные подписи работников, оформляют на бумаге. Например, Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведь она содержит графы «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и «Расписка работника в получении трудовой книжки». А вот журнал регистрации трудовых договоров ведут в электронном виде.

Исправляем ошибку

Ошибка
Некоторые работодатели считают, что они могут принимать от работников заявления и необходимые для назначения детских пособий документы (сведения) в электронном виде при условии, что они заверены квалифицированной электронной подписью (п. 5.1 Порядка назначения и выплаты государственных пособий, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н (далее - Порядок)).

Как правильно
Пунктом 5 Порядка предусмотрено, что сотрудник по почте направляет в организацию, назначающую пособия, копии документов, заверенные в установленном законом порядке, например, нотариусом (ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утверж денных постановлением Верховного Совета РФ от 11 февраля 1993 г. № 4462-1 ; Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X).

Что будет если...
Если компания оплатит пособие по отсканированным и незаверенным в установленном порядке копиям документов, ФСС России не примет его к зачету.

Как получить усиленную квалифицированную подпись В разделе «Трудовые споры»

вы найдете судебное решение о том, что трудовые отношения могут быть подтверждены содержанием электронной переписки, которая велась в процессе приема на работу (help.kdelo.ru/sn/item5180?catId=4324)

Усиленная квалифицированная подпись позволяет определить сотрудника, подписавшего документ, а также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан (ч. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Ключ проверки такой электронной подписи указан в специальном квалифицированном сертификате аккредитованного удостоверяющего центра. Чтобы оформить усиленную квалифицированную подпись, организации и работники должны обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (ст. 15 Закона № 63-ФЗ) и представить комплект необходимых документов (ч. 2 ст. 18 Закона № 63-ФЗ). Перечень аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи России minsvyaz.ru/ru/directions/?regulator=118 (информационное письмо ФСФР России от 6 июня 2013 г. № 13-ДП-10/21117).

Сколько и как хранить виртуальные кадровые документы

Все первичные документы, оформленные организацией, можно хранить в электронном виде. Главное, чтобы они были заверены квалифицированной электронной подписью. Порядок формирования электронного архива организации установлен Правилами работы архивов. При этом никаких специальных способов хранения электронных документов закон не предусматривает. Компании могут их хранить на компьютере, флешке, диске, на бумаге в распечатанном виде с отметкой об электронной подписи: «Документ подписан электронно-цифровой подписью. Отпечаток № ».

Совет

Организация вправе не создавать собственный архив, а передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ)

Важно обеспечить такой режим хранения, который исключает:
- утрату, уничтожение или искажение информации. Например, проводить перезапись документов на новые носители по мере устаревания прежних и др. (п. 4.4.2.4 Правил работы архивов);
- несанкционированный доступ к персональным данным. Например, назначить сотрудников, ответственных за обеспечение безопасности личных данных в информационной системе и др. (п. 13-16 Требований, утвержденных постановлением Правительством РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119).

Сроки хранения бумажных и электронных типовых архивных документов одинаковы. Они установлены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

Запомните главное

Работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, где в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, листки нетрудоспособности, журналы учета и др.

Есть некое противоречие между Законом об электронной подписи и Трудовым кодексом. Формально документ с электронной квалифицированной подписью приравнивается к документу, подписанному собственноручно. Однако в Трудовом кодексе обмен электронными документами разрешен только для дистанционных работников.

На сегодняшний день трудовое законодательство не предоставляет работодателю условий, при которых все кадровые документы могли бы храниться только в электронном виде. Исключение - документы, связанные с трудовыми отношениями дистанционных работников.

Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее - Правила работы архивов)

Узнать о правилах и способах хранения электронных документов

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в

В настоящее время все больше организаций задумываются об оптимизации своей деятельности в части улучшения и ускорения внутреннего документооборота, включая кадровый. Многие из них пошли по пути внедрения различных информационных систем, но, несмотря на это, электронный кадровый документооборот по-прежнему остается terra incognita для подавляющего большинства организаций и ИТ-служб.

В настоящей статье мы рассмотрим ключевые вопросы, на которые необходимо обратить внимание специалистам кадровых служб, изыскивающих возможность перейти на безбумажную форму работы с кадровыми документами.

Правовое регулирование требований к информационным системам с электронным документооборотом

Перевод кадрового документооборота в электронный вид заметно отличается от внедрения обычных информационных систем электронного документооборота (СЭДО), не затрагивающих кадровое делопроизводство.

Самое главное — кадровые СЭДО подпадают под действие Федерального закона N 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных», который устанавливает требования к оператору персональных данных (ПДн) и его информационным системам. Подробно требования к информационным системам, содержащим персональные данные, указаны в документе, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» (далее — Требования). Самое существенное в этой области — требования законодателя об обязательности мер по защите персональных данных.

Знакомясь с этим документом, следует обратить особое внимание на то, что в соответствии с п. 6 Требований угрозы информационной безопасности персональных данных для кадровых СЭДО в подавляющем большинстве организаций могут быть классифицированы как угрозы минимум 1-го типа (недекларированные возможности системного программного обеспечения) и 2-го типа (недекларированные возможности прикладного программного обеспечения).

Пункты 8-11 указанных Требований описывают 4 уровня защищенности информационных систем, при этом для большинства организаций, обрабатывающих персональные данные только своих работников и не оперирующих персональными данными третьих лиц, Требования указывают на необходимость обеспечения 2-го уровня защищенности информационной системы.

В соответствии с п. 15 Требований организация-оператор персональных данных для достижения 2-го уровня защищенности информационной системы должна:

Организовать режим обеспечения безопасности помещений, в которых размещена информационная система, препятствующий возможности неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях лиц, не имеющих права в них находиться;

Обеспечить сохранность носителей персональных данных;

Обеспечить утверждение руководителем оператора документа, определяющего перечень лиц, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей;

Обеспечить использование средств защиты информации, прошедших оценку соответствия требованиям законодательства Российской Федерации в области обеспечения безопасности информации, в случае, когда применение таких средств необходимо для нейтрализации актуальных угроз;

Назначить должностное лицо (работника), ответственное за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе;

Сделать так, чтобы доступ к содержанию электронного журнала сообщений информационной системы имелся исключительно у должностных лиц (работников) оператора или уполномоченного лица, которым сведения, содержащиеся в указанном журнале, необходимы для выполнения служебных (трудовых) обязанностей.

Все кадровые СЭДО должны не реже 1 раза в 3 года проходить аудит на предмет соответствия требованиям Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», причем этот контроль может проводиться организацией как самостоятельно, так и с привлечением на договорной основе юридических лиц/индивидуальных предпринимателей, имеющих лицензию на осуществление деятельности по технической защите конфиденциальной информации (п. 17 Постановления Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»). Такие лицензии выдаются ФСБ РФ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 03.02.2012 N 79 «О лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации».

Наша справка. Уполномоченными федеральными органами, регулирующими деятельность в сфере обработки персональных данных, являются:

Роскомнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций) — осуществляет контроль и надзор за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства.

ФСТЭК России (Федеральная служба по техническому и экспортному контролю) — устанавливает методы и способы защиты информации в информационных системах в пределах своих полномочий.

ФСБ РФ (Федеральная служба безопасности РФ) — устанавливает методы и способы защиты информации в информационных системах в пределах своих полномочий (регулирует сферу использования криптографических средств).

Следует учесть, что должностное лицо организации, ответственное за обеспечение безопасности персональных данных, должно обладать соответствующей квалификацией, поэтому при определении требований к данному работнику нужно ориентироваться на Постановление Правительства РФ N 1119 и Приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 N 21 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

Рекомендуется включить в требования к должности, зафиксированные в должностной инструкции, соответствующие положения, например, о необходимости прохождения курсов повышения квалификации по теме «Защита персональных данных» продолжительностью не менее 72 ч. в лицензированном учебном центре или наличия профильного высшего образования в сфере защиты информации.

Возможно, в вашей организации есть подразделение, в обязанности которого входит защита информации или защита коммерческой тайны. И в составе такого подразделения, скорее всего, уже есть сотрудник, чья квалификация позволяет обеспечивать выполнение требований закона «О персональных данных» и получать положительные заключения по результатам проверок регулирующими органами.

Правовой статус электронных подписей и их использование в кадровом делопроизводстве

Функционирование системы электронного документооборота неотделимо от использования специального вида собственноручной подписи для лиц, участвующих в совершении юридически значимых действий в кадровом делопроизводстве. Речь идет о так называемых электронных подписях (ЭП).

Это надо знать. Любое использование ЭП в электронном кадровом документообороте внутри организации необходимо оформить локальными нормативными актами, что следует из смысла ст. 6 Закона N 63-ФЗ. Это могут быть следующие документы: Приказ «Об утверждении и введении в действие Регламента удостоверяющего центра», Приказ по личному составу «О возложении обязанностей по реализации положений Регламента удостоверяющего центра», Приказ «О порядке учета, хранения и использования должностными лицами организации электронной подписи, выданной удостоверяющим центром» и другие локальные нормативные акты. В случае принятия данных актов и ознакомления с ними сотрудников организации, документы, подписанные по соответствующим Закону N 63-ФЗ процедурам, признаются, по действующему законодательству, подписанными.

На территории России порядок создания и использования электронной подписи в настоящее время регулируется Федеральным законом N 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Ранее действовавший закон N1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» утратил силу 1 июля 2013 г.

В соответствии со ст. 5 N 63-ФЗ различаются 2 вида электронных подписей: простая и усиленная. Усиленная ЭП, в свою очередь, разделяется на 2 подвида: квалифицированная усиленная ЭП и неквалифицированная усиленная ЭП. Отличие между ними заключается в том, что квалифицированная подпись может быть выдана только специализированной организацией — аккредитованным удостоверяющим центром, неквалифицированная — удостоверяющим центром. Требования к деятельности удостоверяющих центров изложены в ст. 13, порядок их аккредитации — в ст. 16 Закона N 63-ФЗ.

Для электронного кадрового делопроизводства внутри организации интерес представляет только усиленная ЭП. При этом компания при желании может создать собственный удостоверяющий центр, который (при условии соблюдения в своей деятельности требований действующего законодательства) будет выдавать неквалифицированные усиленные ЭП своим сотрудникам. В соответствии с общими нормами права, все, что прямо не запрещено Законом, — разрешено. Федеральное законодательство не запрещает организациям учреждать собственные удостоверяющие центры. Удостоверяющий центр организации может быть впоследствии аккредитован в порядке, установленном Законом.

Для подписания электронных документов, применяемых в отношениях между работником и работодателем, стоит рассмотреть вопрос об использовании руководителем организации квалифицированной усиленной ЭП. В противном случае при проверках контролирующих органов и возможных трудовых спорах использование неквалифицированной ЭП повлечет риск признания локальных актов работодателя (графика отпусков или приказа о наложении дисциплинарного взыскания) недействительными или отсутствующими с соответствующими правовыми последствиями.

Более того, в большинстве организаций руководитель для сдачи налоговой отчетности уже имеет квалифицированную усиленную ЭП, выданную одним из аккредитованных удостоверяющих центров. Такие же подписи используются при участии организации в торгах на электронных площадках в соответствии с Федеральным законом от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», Федеральным законом от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

К некотором недостаткам усиленной квалифицированной ЭП можно отнести недолгий срок использования — 1 год с момента ее создания; по истечении этого срока данную подпись невозможно применять для подписания новых электронных документов. В деловой практике УЦ выдают подписи сроком действия не более 1 года (для сдачи налоговой отчетности и т. п.). Можно заказать усиленную квалифицированную ЭП иного срока действия, если регламент УЦ это позволяет. Менее чем на 1 год ЭП заказать можно, если УЦ предлагает такую услугу. Цена ЭП на 3 месяца может быть равной цене ЭП на 1 год. Истечение годичного срока не означает недействительности подписанных ранее квалифицированной ЭП документов, они остаются юридически значимыми. Необходимо ежегодно получать для руководителя новую ЭП в аккредитованном удостоверяющем центре, а услуга удостоверяющего центра по выдаче ЭП является платной.

С точки зрения возможности использования ЭП в различном программном обеспечении (ПО) следует отметить, что российское и зарубежное программное обеспечение, в работе с которым может быть использована ЭП, функционирует в основном на платформе Microsoft Windows.

Важно. Напоминаем, что до сих пор действует Приказ ФАПСИ от 13 июня 2001 г. N 152 «Об утверждении Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну». В соответствии с этим документом все полученные сотрудниками носители электронной подписи должны быть выданы под расписку в соответствующем журнале поэкземплярного учета. Сотрудники организации несут персональную ответственность за их сохранность.

Однако и использование организацией свободно распространяемого программного обеспечения Linux не накладывает технологического ограничения на использование ЭП, соответствующей требованиям Закона N 63-ФЗ. Хорошо известная ИТ-специалистам система PGP и ее свободно распространяемая реализация GnuPG обеспечивает возможность создавать усиленные неквалифицированные ЭП, соответствующие требованиям ст. 5 Закона N 63-ФЗ, для использования внутри организации в целях обеспечения ее собственных нужд. Единственное ограничение — в государственных и муниципальных учреждениях используемые ЭП должны соответствовать требованиям криптографической защиты, предъявляемым Федеральной службой безопасности, а в случае приобретения ЭП у поставщика — поставщик должен обладать лицензией ФСБ.

Плюсы и минусы

Основной плюс при введении кадрового электронного документооборота — это, естественно, уменьшение трудозатрат и числа составленных, обработанных, согласованных и хранимых бумажных документов.

А вот минусы для каждого из основных документов — свои.

Прежде всего, это штатное расписание, отсутствие которого в бумажном виде может привести к некоторым сложностям в случае возникновения трудовых споров при рассмотрении их судом: разрастание доказательной базы, которую необходимо предоставить суду для обоснования законности увольнения по сокращению (отсутствие вакантных должностей и т. п.). Однако предугадать более широкие риски отсутствия штатного расписания в бумажном виде достаточно сложно. А при правильном ведении электронного документооборота доказательная база собирается в полном объеме гораздо быстрее за счет распечатки данных из электронной базы. Согласитесь, что это проще, чем механически копировать данные с бумажных носителей. Каким образом доказать суду, что этот электронный распечатанный документ является полным аналогом обычного бумажного штатного расписания, — отдельный вопрос.

В Письме Роструда от 09.01.2013 N 2-ТЗ «О формах первичных учетных документов (документов по учету кадров и по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда), применяемых негосударственными организациями с 1 января 2013 г.» говорится о том, что «с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов (в том числе формой N Т-2), разработанными ими самостоятельно».

Если буквально трактовать данную норму, то отсутствие бумажных форм личной карточки работника и табеля учета рабочего времени не может стать нарушением и повлечь какое-либо наказание за отсутствие бумажной копии данного документа. Главное, чтобы в электронной форме были указаны все закрепленные законодательством реквизиты, т. к. того требуют Постановление Госкомстата N 1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и Приказ Минкультуры N 558 от 25.08.2010 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Однако следует помнить, что с некоторыми записями сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, а работник, ответственный за ведение личной карточки, должен заверять все вносимые исправления своей подписью. Также напомним, что, согласно приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, личная карточка работника должна храниться 75 лет.

При наличии в организации сменного графика работы, в соответствии со ст. 103 ТК РФ, с графиками сменности сотрудники должны быть ознакомлены не позднее чем за месяц до их введения. Таким образом, при отсутствии бумажного документа с подписями работника(-ов) об ознакомлении есть риски невыхода сотрудника на работу в смену и, как следствие, возникновения трудовых споров при увольнении за прогул.

При оформлении приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение работника, дисциплинарные взыскания) возможные риски имеют как правовой, так и организационный характер. С точки зрения права при использовании неквалифицированной ЭП может возникнуть ситуация, когда центра сертификации в организации больше нет, и, следовательно, доказать, что подписанные такой ЭП приказы имеют юридическую силу, может быть проблематично. С организационной точки зрения нужно иметь в виду, что работник может обратиться с письменным заявлением с просьбой выдать копию приказа. Каким образом юридически безукоризненно выполнять такие просьбы — организации лучше определить до внедрения СЭДО. Заметим, что помимо запроса работника компания может получить требование суда о выдаче копий документов — невыполнение требования суда влечет вполне определенные правовые последствия.

Обязательным документом является график отпусков, его отсутствие — нарушение ст. 123 ТК РФ. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ предусматривает возможность самостоятельной разработки и утверждения своих форм документов — при этом они должны содержать все обязательные реквизиты в соответствии с действующим законодательством. В противном случае при проверке документ может быть признан недействительным из-за нарушения правил оформления.

Своевременное уведомление сотрудника о дате начала очередного отпуска обязательно для работодателя в соответствии со ст. 123 ТК РФ: «О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала». В случае электронного документа придется контролировать, что работник не забыл использовать свою ЭП и подписал документ в кадровой СЭДО. Некоторые риски добавляет несоблюдение ст. 136 и 236 ТК РФ — нарушение сроков оплаты отпуска, обязанность компенсации несвоевременной выплаты отпускных.

Заявление на отпуск может быть оформлено в электронном виде, но в случае неисправности СЭДО возникает риск непредоставления отпуска по графику, увольнения за прогул с возникновением трудового спора, а также привлечения к уголовной ответственности должностных лиц организации при неначислении и невыплате «отпускных».

Некоторые риски информационной безопасности при использовании кадрового документооборота

При использовании СЭДО необходимо понимать, что риск уничтожения или утраты единственного экземпляра кадрового электронного документа влечет заметные правовые проблемы для компании. Должны быть приняты организационные и технические меры, направленные на максимальное уменьшение данного риска, — обязательно нужно делать резервные копии электронных документов, а также организовать их правильное хранение. В случае чрезвычайных обстоятельств (например, пожар, затопление помещений или разрушение строительных конструкций в результате техногенной катастрофы/землетрясения) содержание и работоспособность кадровой СЭДО следует по возможности быстро восстановить, а резервные копии электронных документов не должны быть утрачены ни при каких обстоятельствах.

Существует риск приостановки нормальной работы кадровой службы при недоступности или неисправности СЭДО. Для такого случая должен быть создан порядок перехода на бумажный кадровый документооборот, а также порядок внесения в СЭДО созданных за этот период времени бумажных документов — после восстановления ее работоспособности.

Естественно, не надо забывать о риске намеренного или случайного изменения содержания электронного документа (включая изменение резервных копий). В этом случае документ должен быть снова подписан участниками документооборота с применением надлежащих ЭП, в противном случае с правовой точки зрения будет считаться, что данный документ не подписывался никогда, т. е. он не существует и никогда не существовал. Правовые последствия этого факта вы можете оценить самостоятельно. Нужно учитывать, что в СЭДО может вообще отсутствовать функционал, позволяющий подписывать электронные документы «задним числом».

Итоги

Если кратко резюмировать текущее состояние дел в области кадровых СЭДО, то можно обнаружить, с одной стороны, наличие несомненных преимуществ использования электронного кадрового документооборота и, с другой стороны, возникновение существенных правовых рисков для организации любой формы собственности.

Имеется высокий уровень рисков из-за отсутствия у судов практики рассмотрения трудовых споров при использовании электронного документооборота в трудовых взаимоотношениях и незначительного количества экспертов, которые могут участвовать в судебном процессе по вопросам кадрового электронного документооборота.

Необходимость реализовать существенный объем организационных и технических мер при внедрении и использовании исключительно электронного кадрового документооборота делает далеко не очевидным улучшение экономических показателей деятельности организации. Стоимость внедрения кадровой СЭДО может быть достаточно хорошо оценена, стоимость эксплуатации — более-менее хорошо посчитана, а вот с размером экономии денежных средств и сроком самоокупаемости СЭДО ошибиться легко — если неправильно оценить возникающие сложные правовые риски.

Таким образом, можно назвать один из немногих вариантов, который может быть предложен кадровой службе: использование электронного документооборота при составлении и согласовании обязательных форм кадровых документов в организации. При этом итоговые формы документов, наличие которых обязательно по действующему законодательству, необходимо создавать и хранить в юридически безупречном бумажном виде.

Можно ли использовать ЭЦП Работодателя и Работника в оформлении Кадровых документов (Приказы о приеме, отпуска, Трудовые договоры, ДС, ознакомление с ЛНД Работодателя, ПВТР и тд)Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Можно, но только в отношении дистанционных работников (кроме трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним).

Организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде ( Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее - ). Использовать их в управленческих целях возможно только при условии, что они обладают юридической силой ().

Чтобы достичь этого, составляя соответствующие документы, работодатели обязаны:

основываться на нормах действующего законодательства;
создавать документы в пределах своей компетенции;
соблюдать установленные правила оформления документов.

Электронный документ должен, во-первых, быть оформлен по общим правилам делопроизводства (). Во-вторых, иметь обязательные реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (). Это, например, наименование документа и дата его составления, название организации, вид документа, величина и единицы измерения события и др.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (). Исключение - случаи, когда федеральные законы или принимаемые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составлять документ только на бумажном носителе (таблица в приложении к ответу ниже ). В том числе, на бумажном носителе должен быть составлен трудовой договор и дополнительные соглашения к нему ( ст. 67, ст , ст. 312.2 ТК РФ ).

Формально квалифицированная электронная подпись приравнена к собственноручной подписи. Но в трудовом законодательстве обмен электронными документами предусмотрен только для дистанционных работников. При взаимодействии с ними законодатель официально позволяет работодателю использовать квалифицированную электронную подпись по ограниченному составу документов (). С помощью такой подписи каждая из сторон подтвердит, что ознакомилась с электронным документом.

Путем обмена электронными документами дистанционный работник может ( , ТК РФ ):

знакомиться с локальными нормативными актами организации, связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами;
заключить трудовой договор о дистанционной работе и соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
обратиться к работодателю с заявлением, представить объяснения или другую информацию.

При этом работодатель обязан направить дистанционному сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением:

экземпляр трудового договора - не позднее трех календарных дней с момента его заключения ();
бумажную копию приказа о прекращении трудового договора о дистанционной работе - в день прекращения трудового договора ().

Подробности в материалах Системы Кадры:

Таблица: Документы, которые обязательно оформляются (дублируются) в бумажном виде

Документ	Основание
Сообщение кандидату на вакансию о причине отказа в заключении трудового договора	ст. 64 ТК РФ
Трудовой договор	ст. 67, ст. 312.2 ТК РФ
Трудовая книжка	, ст. 312.2 ТК РФ, Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных (далее - )
Личная карточка работника	Правил № 225
Договор о материальной ответственности	ст. 244 ТК РФ
Больничный лист	ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ
Изменение определенных сторонами условий трудового договора	Статьи , ТК РФ
Заявление на отпуск без сохранения заработной платы (кроме дистанционных работников)	ст. 128 ТК РФ
Распоряжение работодателя о привлечении сотрудника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни	ст. 113 ТК РФ
Ученический договор	ТК РФ
Объяснение работника, который нанес ущерб работодателю, для установления причины возникновения материального ущерба	ст. 247 ТК РФ
Объяснение работника, допустившего дисциплинарный проступок	ст. 193 ТК РФ
Предупреждение работника о расторжении трудового договора	Статьи , ТК РФ
Предупреждение работодателя о расторжении трудового договора	Статьи ,

С 23.03 по 01.10.2018 Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194. В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения электронного кадрового документооборота (ЭКД).

По информации Минтруда от 19.10.2018, выявлены определенные трудности, которые правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие проблемы указал бизнес:

Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1000 до 5000 рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым.
Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи. В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.
Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателю из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера. Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены. А значит, привлечь к ответственности смогут и сотрудник, и контрольно-надзорные органы.
В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права.

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде. По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

к декабрю 2020 года — инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
к июлю 2020 года — проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Зачем нужен еще один эксперимент

В Министерстве труда решили не ждать, когда появятся очередные изменения в законодательстве, касающиеся электронной цифровой подписи. Кроме того, чиновники уверены, что практический опыт перехода на электронные документы намного полезнее для разработчиков законопроекта, чем любые другие варианты сбора информации. Поэтому в течение следующих трех лет планируется провести еще один эксперимент по переходу на ЭКД. Соответствующий законопроект уже подготовлен и должен в ближайшее время попасть в Госдуму.

Цель второго пилотного проекта — выявить и по возможности найти решение проблем, связанных с использованием электронной подписи, архивным хранением е-документов, прочими моментами при работе с ЭКД. Причем работать бизнесу, который согласится участвовать в эксперименте, придется в период, когда меняются и другие нормативные акты. По данным Минтруда, к 2020 году должны быть утверждены поправки в следующие Федеральные законы:

«Об обязательном экземпляре документов»;
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
иные нормативные правовые акты, в которых есть упоминания об электронных документах, процедурах хранения и использования электронного дубликата (электронного образа) документа либо самого документа.

Что касается участников проекта, они пока неизвестны, но планируется, что это будет порядка 10 организаций, готовых к изменениям в работе. Все расходы, которые придется нести работодателям, полностью ложатся на их плечи. При этом они смогут выбрать, какие виды электронной подписи использовать и какие кадровые документы вести исключительно в электронном виде. Единственное правило — обязательно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, если заключается:

трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор.

Либо если в них вносятся изменения.

Уточняется также, что в рамках эксперимента компаниям предстоит разработать и обеспечивать работоспособность собственной информационной системы, которая позволит хранить электронные документы, предоставлять к ним доступ разным категориям пользователей для различных действий (внесение изменений, контроль, получение выписки (копии), пр.).

Не забыли чиновники и о правах работников. Компании, которые будут участвовать в пилотном проекте, обяжут прописать в коллективных договорах или отдельных соглашениях с работниками, что они не против перевода документов в онлайн-формат.

По планам Минтруда, эксперимент должны пройти в период с 01.01.2019 по 31.12.2022. Но если депутаты Госдумы не успеют утвердить законопроект, сроки могут измениться. Следите за нашими новостями.

Что решили по электронной трудовой книжке

Первоначально чиновники хотели объединить инициативу о переходе на электронную трудовую книжку с идеей полностью перевести работодателей на ЭКД. Однако, как показал эксперимент — образец, электронный документооборот в кадровом делопроизводстве должен развиваться отдельно. На этом настояли объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей.

Так что Минтруд решил законопроект об электронной трудовой книжке продвигать уже сейчас, чтобы в 2020 году внедрить веб-документ в отечественных компаниях. Как сообщают чиновники, инициатива готова, и она предполагает, что (цитата из информации Минтруда от 19.10.2018):

работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении. Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей. Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

О плюсах и минусах электронной трудовой книжки можно почитать в нашем материале

Как вообще чиновники видят реформу

Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Любовь Ельцова объяснила (цитата по официальному сайту Минтруда — прим.ред.):

«Главная суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота. В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме. Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников.

Все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя. Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота. Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе».

Кто уже готов к переходу

В Министерстве подчеркивают, что за внедрение ЭКД выступают компании из банковского сектора и IT-технологий, «где преимущественно вертикально интегрированные структуры, и работа связана с применением информационных технологий». Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта. Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

По словам эксперта КлубаТК, юриста рекрутингового агентства «Арес» Татьяны Магеры, внедрение кадрового электронного документооборота — необходимый и закономерный процесс. Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников. Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровой форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя. Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему.

Татьяна Магера также напоминает, что использование таких порталов, как nalog.ru , arbitr.ru , gosuslugi.ru , cтановится с каждым днем все более популярным и эффективным. Так что ничего не мешает внедрить электронный документооборот и в кадровом учете, в том числе с использованием уже имеющихся платформ и наработок.

Что можно переводить в онлайн-формат уже сейчас

Российское законодательство содержит множество нормативных актов, позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в цифровой формат. По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать. Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью.

Журнал учета электрооборудования , пр.).

Личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые книжки и журнал их учета, трудовые договоры и допсоглашения к ним, а также большая часть кадровых журналов пока должны вестись на бумаге.